AVV

Auftragsverarbeitungsvertrag

Zwischen dem Kunden als Auftraggeber und der GraphApi.io GmbH als Auftragnehmer

  1. Gegenstand der Beauftragung

    1. Der Auftraggeber lässt durch den Auftragnehmer auf Grundlage des Vertrages zu dem dieser Auftragsverarbeitungsvertrag Anlage ist (der „Hauptvertrag“), personenbezogenen Daten im Auftrag verarbeiten. Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag geht im Fall von Widersprüchen dem Hauptvertrag vor.
    2. Im Rahmen des Hauptvertrages erbringt der Auftragnehmer insbesondere die Bereitstellung einer Plattform für den Betrieb einer GraphAPI mit Backend.
    3. Ziel der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer ist die Erbringung der im Hauptvertrag vereinbarten Leistungen. Die Kategorien der von der Verarbeitung Betroffenen und personenbezogenen Daten sind vom Auftraggeber im Kundenbereich in den Einstellungen unter “Auftragsverarbeitung” anzugeben. Erfolg keine Angabe, sind betroffen Kunden und Mitarbeiter des Auftraggebers (jeweils aktuelle, potenzielle und ehemalige) sowie Daten aller Art.

  2. Ort der Auftragsverarbeitung

    Jede Verlagerung der Auftragsverarbeitung in ein Drittland darf nur erfolgen, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind oder es auf Weisung des Kunden erfolgt.

  3. Verantwortlichkeit und Weisungsrecht des Auftraggebers

    1. Der Auftraggeber ist für die Zwecke der Auftragsverarbeitung der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er ist für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Übermittlung der Daten an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung durch diesen, verantwortlich.
    2. Der Auftraggeber hat jederzeit das Recht, den Hauptvertrag ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erteilen. Weisungen können mündlich oder in Textform erfolgen. Mündliche Weisungen des Auftraggebers sind durch diesen unverzüglich in Textform zu bestätigen. Soweit der Auftraggeber Weisungen mittels der vom Auftragnehmer für die Zwecke der Auftragsverarbeitung bereitgestellten Webseite erteilt, dokumentiert der Auftragnehmer die Erteilung der Weisungen.
    3. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich in Textform informieren, wenn nach seiner Auffassung eine vom Auftraggeber erteilte Weisung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Solange die Parteien die Bedenken des Auftragnehmers nicht ausgeräumt haben, ist der Auftragnehmer berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung auszusetzen. Wenn die Parteien keine Einigung erzielen können und der Auftraggeber an seiner Weisung festhält, ist der Auftragnehmer zu einer Kündigung dieses Vertrages mit angemessener Frist, die zwei Wochen nicht unterschreiten soll, berechtigt. Sofern in diesem Fall der Hauptvertrag nicht durchgeführt werden kann, ist der Auftraggeber berechtigt diesen zu kündigen, wenn der Hauptvertrag nur mittels Umsetzung der rechtswidrigen Weisung durchgeführt werden könnte und dies für keine Partei bei Vertragsschluss erkennbar war.
    4. Sofern der Auftragnehmer der Auffassung sein sollte, eine Weisung des Auftraggebers aus technischen Gründen nicht befolgen zu können, wird er den Auftraggeber hierüber in Textform informieren und sich zum weiteren Vorgehen mit diesem abstimmen.

  4. Pflichten des Auftragnehmers

    1. Jegliche Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich entsprechend den Vorgaben des Hauptvertrages sowie den ggf. vom Auftraggeber erteilten Weisungen. Dies gilt auch in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation. Dieser Absatz 1 gilt nicht, wenn der Auftragnehmer zu der Verarbeitung durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
    2. Der Auftragnehmer bestätigt, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Er benennt dem Auftraggeber an dessen Stelle einen Ansprechpartner für alle Belange des Datenschutzes und der Durchführung dieses Vertrages.
    3. Der Auftragnehmer hat die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit zu verpflichten, sofern sie nicht bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Der Umfang der Verpflichtung hat in einem angemessenen Verhältnis zu den verarbeiteten Daten und den Folgen einer etwaigen Verletzung des Schutzes der personenbezogenen Daten zu stehen. Sie hat sich ferner auf alle personenbezogenen Daten zu beziehen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeitet. Der Inhalt und die Tatsache der Verpflichtung ist dem Auftraggeber auf Wunsch nachzuweisen. Etwaige weitergehende Verpflichtungen, die aus einer gesondert zwischen den Parteien abgeschlossenen Geheimhaltungsvereinbarung folgen, bleiben hiervon unberührt.
    4. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten unterstützen. Hierfür wird er insbesondere die in diesem Vertrag vorgesehenen Leistungen erbringen.
    5. Soweit erforderlich, unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und wird ihm alle hierfür aus seiner Sphäre erforderlichen Informationen und Nachweise überlassen. Er ist entsprechend verpflichtet, wenn der Auftraggeber eine vorherige Konsultation nach Art. 36 DSGVO mit einer Aufsichtsbehörde durchführen muss. Für die unter diesem Absatz zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkennt und/oder vorab leistet.
    6. Auf berechtigten Wunsch des Auftraggebers wird der Auftragnehmer diesem alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der dem Auftragnehmer nach Artikel 28 DSGVO obliegenden Pflichten zur Verfügung stellen.
    7. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung, Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden oder ist es zu entsprechenden Maßnahmen gekommen, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber umfassend zu informieren, es sei denn, dies ist ihm gesetzlich nicht gestattet. Ferner ist der Auftragnehmer verpflichtet, alle insoweit relevanten Dritten darauf hinweisen, dass es sich bei den Daten um personenbezogene Daten handelt, für die der Auftraggeber Verantwortlicher ist und er selbst nur als Auftragsverarbeiter tätig wird.

  5. Pflichten des Auftraggebers

    Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich unter Angabe der Gründe zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen oder hinsichtlich der Tätigkeit des Auftragnehmers Fehler oder Unregelmäßigkeiten bezüglich der Vorgaben dieses Vertrages oder der DSGVO feststellt.

  6. Sicherheit der Verarbeitung

    1. Der Auftragnehmer ergreift alle gemäß Art. 32 DSGVO erforderlichen Maßnahmen, insbesondere geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko der Datenverarbeitung angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses sind dies die in der Anlage 1 beschriebenen Maßnahmen. Er hat die Einhaltung dieser Vorgaben dem Auftraggeber auf dessen Verlangen mit geeigneten Mitteln nachzuweisen.
    2. Der Auftragnehmer ist zur Anpassung an geänderte technische oder rechtliche Gegebenheiten berechtigt, Änderungen an den in Anlage 2 beschriebenen Maßnahmen vorzunehmen. Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen, eine Erhöhung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der von der Verarbeitung Betroffenen oder generell eine Reduktion des vereinbaren Schutzniveaus mit sich bringen könnten, bedürfen der Zustimmung des Auftraggebers. Andere Änderungen, insbesondere eine Verbesserung der ergriffenen Maßnahmen, können vom Auftragnehmer ohne Zustimmung des Auftraggebers umgesetzt werden. Nach Vornahme solcher Änderungen passt der Auftragnehmer die Anlage 1 entsprechend an und übermittelt die jeweils aktuelle Version der Anlage 1 unverzüglich dem Auftraggeber bzw. weist diesen darauf hin, wo die neue Version auf der Webseite des Auftragnehmers zur Verfügung gestellt wird.

  7. Betroffenenrechte

    1. Der Auftragnehmer wird, soweit es ihm möglich und zumutbar ist, den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel 3 der DSGVO genannten Rechte der betroffenen Personen nachzukommen. Hierfür hat der Auftraggeber den Auftragnehmer in Textform zu informieren, welche Unterstützungshandlung des Auftragnehmers er benötigt und diesem insoweit die Daten zu überlassen, die zur Erfüllung der Anfrage erforderlich sind. Soweit eine Partei weitere Informationen von der anderen Partei benötigt, wird sie diese unverzüglich in Textform darauf hinweisen. Der Auftragnehmer erbringt seine Unterstützungshandlung in angemessener Frist, so dass der Auftraggeber die ihm obliegenden Fristen wahren kann. Er hat den Auftraggeber unverzüglich unter Angabe der Gründe zu informieren, wenn er sich nicht in der Lage sieht, die verlangte Unterstützungshandlung zu erbringen.
    2. Wenn ein Betroffener sich zur Ausübung der diesem aus Kapitel 3 der DSGVO zustehenden Rechte unmittelbar an den Auftragnehmer wenden sollte, wird der Auftragnehmer diesen an den Auftraggeber verweisen, soweit ihm die Zuordnung zu diesem möglich ist. Sollte ihm eine Zuordnung nicht möglich und der Auftragnehmer auch nicht als Verantwortlicher unmittelbar gegenüber dem Betroffenen aus Kapitel 3 der DSGVO verpflichtet sein, wird er ihn darüber informieren, dass er als Auftragsverarbeiter für Dritte tätig ist und er den Dritten hinsichtlich des Betroffenen nicht identifizieren kann. Sofern und soweit der Auftragnehmer gegenüber dem Betroffenen selbst als Verantwortlicher nach Kapitel 3 der DSGVO verpflichtet ist, obliegt die Erfüllung der entsprechenden Verpflichtungen alleine dem Auftragnehmer als Verantwortlichen.
    3. Für die unter dieser Ziffer für den Auftraggeber zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkannt und/oder vorab leistet.

  8. Kontrollrechte des Auftraggebers

    1. Dem Auftraggeber stehen alle Kontrollrechte, insbesondere Inspektionen, zu, die zur Wahrung der ihm nach den Vorgaben der DSGVO obliegenden Pflichten erforderlich sind. Das Kontrollrecht ist mit einer angemessenen Ankündigungsfrist und zu den üblichen Geschäftszeiten des Auftragnehmers auszuüben. Der Auftragnehmer ist zur Reduktion der Auswirkungen von Inspektionen auf seinen Geschäftsbetrieb berechtigt, diese mit denen anderer Auftraggeber zu verbinden, soweit dies dem Auftraggeber zumutbar ist (z.B. gemeinsame Inspektionstermine, die in angemessener Frist durchgeführt werden). Der Auftraggeber wird Sorge dafür tragen, dass Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers nicht unverhältnismäßig zu stören.
    2. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Ausübung der Kontrollrechte auf einem von diesem beauftragten Dritten zu übertragen. Sollte der Dritte in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer stehen, hat dieser gegen dessen Tätigkeit ein Einspruchsrecht.
    3. Der Auftragnehmer hat an der Ausübung der Kontrollrechte im erforderlichen Umfang mitzuwirken. Er darf Kontrollen durch den Auftraggeber von der Unterzeichnung einer üblichen und angemessenen Verschwiegenheitserklärung abhängig machen, soweit dies zum Schutz seiner Geschäftsgeheimnisse nach den gesetzlichen Vorgaben erforderlich ist.
    4. Für die unter dieser Ziffer zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkennt und/oder vorab leistet.

  9. Maßnahmen von Aufsichtsbehörden

    1. Der Auftragnehmer informiert, soweit zulässig, den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen einer (Aufsichts-)Behörde, soweit sie sich auf diesen Vertrag beziehen. Dies gilt insbesondere, soweit eine Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
    2. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der (Aufsichts-)Behörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu unterstützen. Für die insoweit zu erbringenden Leistungen steht dem Auftragnehmer ein angemessenes, am Zeitaufwand orientiertes Entgelt zu, sofern und soweit er die entsprechende Kontrolle etc. nicht zu vertreten hat. Der Auftragnehmer darf die Erbringung der von ihm geschuldeten Leistungen nicht davon abhängig machen, dass der Auftraggeber eine bestimmte Vergütung anerkennt und/oder vorab leistet.

  10. Unterauftragsverarbeiter

    1. Der Auftragnehmer setzt für die Verarbeitung die in der Anlage 2 genannten Unter Auftragsverarbeiter ein.

    2. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber in Textform über Änderungen an der Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern informieren. Zu diesem Zweck wird der Auftragnehmer dem Auftraggeber in Textform folgende Informationen übersenden:

      1. Beschreibung der geplanten Änderung;
      2. Name und Adresse des Unterauftragsverarbeiters;
      3. welche Leistungen der Unterauftragsverarbeiter erbringen soll und welche personenbezogenen Daten und welche Kategorie von Betroffenen hiervon betroffen sind;
      4. die vorstehenden Informationen sind ebenfalls für alle weiteren Unterauftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen, die unterhalb des Unterauftragsverarbeiters entsprechende Leistungen erbringen sollen;
    3. Der Auftraggeber kann innerhalb einer Frist von zwei Wochen seit Zugang der Information der Änderung widersprechen. Der Auftragnehmer setzt die Änderung nicht vor Ablauf der Widerspruchsfrist um. Im Falle eines Widerspruchs ist der Auftragnehmer berechtigt, den Auftragsverarbeitungsvertrag mit einer Frist von mindestens einem Monat zu kündigen, sofern die Änderung dem Auftraggeber zumutbar gewesen wäre und der Widerspruch dem Auftragnehmer unzumutbar ist. Zumutbarkeit für den Auftraggeber ist gegeben, wenn mit der Änderung keine Nachteile für ihn zu befürchten gewesen wären und insbesondere sichergestellt gewesen wäre, dass die Vorgaben dieses Vertrages und der DSGVO bei Umsetzung der Änderung weiter eingehalten worden wären. Unzumutbarkeit für den Auftragnehmer ist gegeben, wenn er seine Auftragsverarbeitungsleistungen als im Wesentlichen gleichförmigen Prozess für eine Vielzahl von Auftraggebern erbringt und individuelle Abweichungen bei den Unterauftragsverarbeitern für den Auftragnehmer nicht einfach umzusetzen sind (z.B. alle Auftraggeber nutzen die selbe, standardisierte Softwareplattform).
    4. Der Auftragnehmer wird für eventuelle Unterauftragsverarbeiter die in den Absätzen 2 und 4 des Art. 28 DSGVO genannten Bedingungen einhalten. Er hat ferner sicherzustellen, dass die sonst mit dem Auftraggeber insoweit getroffenen vertraglichen Vereinbarungen sowie die ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch von den Auftragsverarbeitern eingehalten werden. Er hat dies dem Auftraggeber auf dessen Wunsch nachzuweisen.

  11. Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften, Vereinbarungen oder Weisungen

    1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften, gegen die getroffenen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach erster Kenntnis, in Textform mitzuteilen. Die entsprechende Meldung soll zumindest folgende Informationen enthalten:

      1. Eine Beschreibung der Art der Verletzung, soweit möglich mit Angabe der Art und Menge der betroffenen Daten sowie Kategorien der betroffenen Personen;
      2. Den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen;
      3. Eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
      4. Eine Beschreibung der von dem Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
    2. Jegliche, etwaige erforderliche Meldung an eine Aufsichtsbehörde oder Information von Betroffenen obliegt allein dem Auftraggeber. Der Auftragnehmer wird hieran im erforderlichen Umfang mitwirken.
    3. Der Auftragnehmer ist weiter verpflichtet, den Verstoß im erforderlichen Umfang unverzüglich aufzuklären und dem Auftraggeber eine entsprechende Dokumentation zu überlassen. Die Dokumentation hat eine Darstellung zu umfassen, welche Maßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat, um weitere Verstöße zu unterbinden und warum er der Auffassung ist, dass die ergriffenen Maßnahmen ausreichend sind, um den Vorgaben dieses Vertrages und der gesetzlichen Vorschriften zu genügen.

  12. Vergütung des Auftragnehmers

    Dem Auftragnehmer steht für die von ihm unter diesem Vertrag erbrachten Leistungen kein gesondertes Entgelt zu, sofern nicht anders in diesem Vertrag vereinbart.

  13. Haftung

    Die Haftung der Parteien richtet sich nach den Vereinbarungen des Hauptvertrages. Die unmittelbare Haftung der Parteien gegenüber einem Betroffenen aus gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes bleibt unberührt.

  14. Dauer des Vertrages

    Die Laufzeit dieses Vertrages richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages. Er kann isoliert vom Hauptvertrag nur aus wichtigem Grund gekündigt werden, es sei denn, dieser Vertrag oder zwingende gesetzliche Vorschriften bestimmt etwas Anderes.

  15. Folgen der Vertragsbeendigung

    1. Der Auftragnehmer wird nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten löschen, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Der Auftraggeber hat demgemäß die Daten ggf. vorher selbst zu exportieren.
    2. Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren.
    3. Jegliches Zurückbehaltungsrecht des Auftragnehmers hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ist im Übrigen ausgeschlossen.

  16. Schlussbestimmungen

    Es gelten die Schlussbestimmungen des Hauptvertrages.

Anlage 1 - Technische und organisatorische Maßnahmen

  • Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

    1. Zugangskontrolle - Folgende implementierte Maßnahmen verhindern, dass Unbefugte Zugang zu den Datenverarbeitungssystemen haben.

      1. Persönlicher und individueller User-Log-In bei Anmeldung am System bzw. Unternehmensnetzwerk
      2. Autorisierungsprozess für Zugangsberechtigungen
      3. Begrenzung der befugten Benutzer
      4. Elektronische Dokumentation von Passwörtern und Schutz dieser Dokumentation vor unbefugtem Zugriff
      5. Protokollierung des Zugangs
      6. Zusätzlicher System-Log-In für bestimmte Anwendungen
      7. Automatische Sperrung der Clients nach gewissem Zeitablauf ohne Useraktivität (auch passwortgeschützter Bildschirmschoner oder automatische Pausenschaltung)

    2. Zugriffskontrolle - Folgende implementierte Maßnahmen stellen sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf personenbezogene Daten haben

      1. Verwaltung und Dokumentation von differenzierten Berechtigungen
      2. Abschluss von Verträgen zur Auftragsdatenverarbeitung für die externe Pflege, Wartung und Reparatur von Datenverarbeitungsanlagen, sofern bei der Fernwartung die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Gegenstand der Dienstleistung ist.
      3. Auswertungen/Protokollierungen von Datenverarbeitungen
      4. Autorisierungsprozess für Berechtigungen
      5. Genehmigungsroutinen
      6. Profile/Rollen
      7. Verschlüsselung von externen Festplatten und/oder Laptops (etwa per Betriebssystem, GPG)
      8. Vier-Augen-Prinzip
      9. Funktionstrennung "Segregation of Duties"

    3. Trennungskontrolle - Folgende Maßnahmen stellen sicher, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten getrennt verarbeitet werden

      1. Speicherung der Datensätze in getrennten Datenbanken
      2. Verarbeitung auf getrennten Systemen
      3. Zugriffsberechtigungen nach funktioneller Zuständigkeit
      4. Getrennte Datenverarbeitung durch differenzierende Zugriffsregelungen
      5. Mandantenfähigkeit von IT-Systemen
      6. Verwendung von Testdaten
      7. Trennung von Entwicklungs- und Produktionsumgebung

  • Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

    1. Weitergabekontrolle - Es ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten bei der Übertragung oder Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und überprüft werden kann, welche Personen oder Stellen personenbezogene Daten erhalten haben. Zur Sicherstellung sind folgende Maßnahmen implementiert:

      1. Verschlüsselung von Email bzw.- Email-Anhängen (z.B. GPG)
      2. Verschlüsselung des Speichermediums von Laptops
      3. Gesicherter File Transfer (z.B. sftp)
      4. Gesicherter Datentransport (z.B. SSL, ftps, TLS)
      5. Verschlüsselung von externen Festplatten oder USB-Sticks
      6. Verpackungs- und Versandvorschriften
      7. Elektronische Signatur
      8. Gesichertes WLAN
      9. "Data Loss Prevention (DLP)-System"
      10. Regelung zum Umgang mit mobilen Speichermedien (z.B. Laptop, USB-Stick, Mobiltelefon)
      11. Protokollierung von Datenübertragung oder Datentransport
      12. Protokollierung von lesenden Zugriffen
      13. Protokollierung des Kopierens, Veränderns oder Entfernens von Daten

    2. Eingabekontrolle - Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass geprüft werden kann, wer personenbezogene Daten zu welcher Zeit in Datenverarbeitungsanlagen verarbeitet hat.

      1. Zugriffsrechte
      2. Systemseitige Protokollierungen
      3. Dokumenten Management System (DMS) mit Änderungshistorie
      4. Sicherheits-/Protokollierungssoftware
      5. Funktionelle Verantwortlichkeiten, organisatorisch festgelegte Zuständigkeiten
      6. Mehraugenprinzip
      7. "Data Loss Prevention (DLP)-System"

  • Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

    Verfügbarkeitskontrolle und Belastbarkeitskontrolle - Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt und für den Auftraggeber stets verfügbar sind.

    1. Sicherheitskonzept für Software- und IT-Anwendungen
    2. Zusätzlich gegen Entgelt buchbare Back-Up Verfahren
    3. Gewährleistung der Datenspeicherung im gesicherten Netzwerk
    4. Bedarfsgerechtes Einspielen von Sicherheits-Updates
    5. Virenschutz
    6. Redundante, örtlich getrennte Datenaufbewahrung (Offsite Storage)

  • Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

    1. Datenschutz-Management - Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass eine den datenschutzrechtlichen Grundanforderungen genügende Organisation vorhanden ist:

      1. Interne Datenschutz-Richtlinie
      2. Richtlinien/Anweisungen zur Gewährleistung von technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit
      3. Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
      4. Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
      5. Hinreichende Schulungen der Mitarbeiter in Datenschutzangelegenheiten
      6. Führen einer Übersicht über Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
      7. Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen, soweit erforderlich (Art. 35 DSGVO)

    2. Incident-Response-Management - Folgende Maßnahmen sollen gewährleisten, dass im Fall von Datenschutzverstößen Meldeprozesse ausgelöst werden:

      1. Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber den Aufsichtsbehörden (Art. 33 DSGVO)
      2. Meldeprozess für Datenschutzverletzungen nach Art. 4 Ziffer 12 DSGVO gegenüber den Betroffenen (Art. 34 DSGVO)

  • Auftragskontrolle

    Durch folgende Maßnahmen ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten nur entsprechend der Weisungen verarbeitet werden können.

    1. Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Regelungen zu den Rechten und Pflichten des Auftragnehmers und Auftraggebers
    2. Prozess zur Erteilung und/oder Befolgung von Weisungen
    3. Bestimmung von Ansprechpartnern und/oder verantwortlichen Mitarbeitern
    4. Kontrolle/Überprüfung weisungsgebundener Auftragsdurchführung
    5. Schulungen/Einweisung aller zugriffsberechtigten Mitarbeiter beim Auftragnehmer
    6. Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
    7. Vereinbarung von Konventionalstrafen für Verstöße gegen Weisungen
    8. formalisiertes Auftragsmanagement
    9. dokumentiertes Verfahren zur Auswahl von Dienstleistern
    10. standardisiertes Vertragsmanagement zur Vor- und Nachkontrolle der Dienstleister

Anlage 2 - Unterauftragsverarbeiter

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